Сохранность документации, как бы это примитивно не звучало, напрямую зависит от условий хранения. Далеко не все организации имеют специализированные хранилища, особенно, если речь идет о среднем и малом бизнесе, которые даже не всегда могут выделить под эти цели отдельную, пусть даже маленькую комнату. При этом, независимо от имеющихся возможностей, хранение архивов документации должно проводиться в соответствии со стандартами и нормативами.
Остановимся на основных условиях, которые должны быть соблюдены:
- Охрана документации.
- Температурный и световой режимы.
- Гигиена и санитарный режим.
- Расстановка стеллажей и шкафов.
 |
Охрана документации |
Любое предприятие, независимо от его размеров и вида деятельности, должна обеспечить безопасное хранение учетной документации, до минимума сократив возможность хищения, утраты и доступа со стороны посторонних лиц. Наличие сигнализации и противопожарной системы обязательно. Архивы должны размещаться в помещениях с низкой вероятностью возгорания. Также желательно установить видеонаблюдение, если это позволяют финансовые возможности.
 |
Температурный и световой режимы |
В архивном помещении может использоваться, как естественное, так и искусственное освещение, а также их комбинация. При этом хранение должно происходить в темноте, достигается это за счет использования архивных коробок, папок и специальных стеллажей. Нельзя размещать документы в файлы из полиэтилена. При наличии в помещении ламп, они обязательно должны иметь плафоны закрытого типа.
Условия хранения документации предполагают соблюдение определенного уровня влажности и температуры. Для архивных помещений нормой считается температура в пределах от 17 до 19 градусов по Цельсию, а относительная влажность должна составлять около 50-55 процентов. При отсутствии автоматической системы регулирования микроклимата, можно установить механические средства для увлажнения, а также время от времени осуществлять проветривание. Допускается хранение текущих документов в обычном помещение, но на срок до 6 месяцев.
 |
Гигиена и санитарный режим |
Хранение архивной документации производится в чистом помещении, где нет плесени, пыли и исключено появление грызунов. Необходимо регулярно проводить уборки с использованием антисептиков и исключить зоны, где отсутствует циркуляция воздуха.
 |
Расстановка стеллажей и шкафов |
Архивная документация должна быть размещена таким образом, чтобы максимально сократить время на поиск нужных документов. Для этого составляется схема их размещения, а на каждую коробку и папку клеятся специальные информационные ярлычки.
Архивное хранение документации на складах «Антресоль24»
В рамках офиса архивное хранение документов достаточно затратное дело, так как требуется использование полезного пространства. В специализированных архивных организациях данная услуга обойдется также недешево. Компания «Антресоль24» предлагает альтернативный вариант – боксы временного хранения, где созданы все условия для правильной архивации документов. На территории склада поддерживается оптимальный световой, температурный режим, ведется видеонаблюдение, имеется физическая охрана, а доступ производится исключительно по пропускам. Каждый бокс имеет индивидуальный замок.
«Антресоль24» предлагает арендовать бокс любой площади и на любой срок от 1 месяца. При этом каких-либо ограничений в доступе арендатора нет – можно приезжать в любой день недели и 24 часа в сутки. Выгоды подобного складского хранения очевидны.
