Хранение рабочих и прочих документов вне офисного помещения характеризуется перемещением их под охрану специализированной архивной компании. Это не новомодное течение, а чёткое понимание важности возможности оградить свои документы от вероятных рисков и потерь. Затратность такого мероприятия невысока, соразмерна с оплатой работы дополнительного служащего, выполняющего функцию хранения документов.
Как правильно хранить документы вне офиса?
Хранение важных документов вне офиса довольно удобно и выигрышно по своим параметрам. Прежде всего, у сотрудников появляется возможность уделять гораздо больше времени основной работе и не отвлекаться на второстепенное ведение документации. Так же появляется весомая экономия на дополнительных офисных помещениях, которые прежде использовались как склады для хранения документации. В этом случае их можно употребить для расширения производства и получения дополнительной прибыли или же, в случае аренды таких помещений, сэкономить на аренде.
Не каждая компания может позволить себе иметь в распоряжении современные технологии для создания обширных электронных баз с копиями имеющихся документов. Так же для этого требуется привлечение сторонних высококвалифицированных специалистов, которые смогли бы качественно исполнить данную работу, а это ведёт за собой лишнюю трату финансов и времени.
Минусы офисного хранения документов
Малоэффективность бизнес-процессов
Документы в организациях любого типа имеют свойство накапливаться со временем и захламлять территорию, не предназначенную для их хранения. Приводит это к длительному поиску нужных бумаг, трате ценного рабочего времени и впоследствии к снижению развития производства. Особенно это касается крупных организаций, где работа с документами составляет немалую часть всего рабочего процесса, и где количество данных бумаг достаточно велико.
Чтобы не допускать такого поворота событий, всю документацию нужно периодически систематизировать, пересматривать, сортировать, регламентировать и по необходимости утилизировать. Но обычно для этого не выделяется дополнительное рабочее время и сверхштатные работники, что может мешать основной работе и приводить к общей неэффективности развития бизнеса. Особенно это касается работников кадровых служб, бухгалтерии и других схожих направлений.
Неоправданность затрат на содержание помещения для архива
Документы требуют особого к себе отношения и ухода. Большинство из них выполнены из бумажного сырья, а это обязывает руководителя и его сотрудников к поддержанию особых условий для их хранения. В помещении должна поддерживаться определённая влажность и температура, использоваться специальные материалы для ящиков. Не допускается воздействие прямых солнечных лучей, увеличение влажности, доступности к образованию пыли, загрязнений и аккумулирование прочих портящих материалы воздействий. Так же для корректного содержания бумаг их нужно рационально размещать, чтобы они не мялись, не рвались, имели презентабельный и корректный вид. Нужно немало потрудиться, чтобы организовать эти условия. Для этого может быть нанят специальный работник и арендовано оснащённое системами защиты и климат-контроля помещение, но для этого потребуются дополнительные затраты. При обращении в специальную архивную компанию можно избежать лишних трат.
Усиление сохранности
Для предотвращения несанкционированного доступа к особо секретным и важным бумагам следует организовать качественный охранный режим. Это можно отнести к дополнительным хлопотам и затратам, довольно высокого ранга.
Некачественное хранение
Обычный офис не способен создать все необходимые условия для корректного хранения бумажной документации. Не каждая организация располагает подходящим для этого помещением со всеми нужными условиями и системами. Всё это приводит к возможной порче важной документации, её захламлённости и последующей преждевременной утере или вынужденной утилизации.
Риск для здоровья
Хранение бумаг несёт за собой и повышение размножения пыли, при некорректном же хранении возможно возникновение различных видов загрязнений, плесени и бактерий. Не стоит говорить, что по причине этого может создаваться угроза как для здоровья коллектива, так и для состояния самих документов.
Плюсы внеофисного хранения документов
Доступность и быстрота поиска документов
При перемещении документов во внеофисное хранение они перерабатываются, учитываются и сортируются. Это значительно убыстряет их поиск, снижает риск получения дублей и копий, появляется возможность восстановления утерянной информации. На поиск нужного документа уходит минимальное время.
Доступ может предоставляться в удобное для заказчика время, при этом существует возможность воспользоваться как бумажным вариантом документа, оригиналом, так и его электронной копией. Так же можно установить определённые сроки изъятия документации.
Экономия
Содержать дополнительные офисные помещения не для каждой организации рентабельно и выгодно. Сюда же входят издержки на выдачу зарплаты дополнительным сотрудникам архива. Возможность хранить документацию качественно и недорого вне офиса – хороший вариант для тех, кто только что открыл своё дело и не имеет больших площадей и нужного количества сотрудников в штате, а также для тех, кто ценит своё время и деньги. Также этот вариант приемлем для тех, кто желает сохранить конфиденциальность своей документации.
Вместе с тем освобождение от лишней загруженности позволяет руководству и сотрудникам сосредоточиться на основной цели деятельности, не отвлекаясь на архивацию, хранение и поиски документации, что также бережёт время и впоследствии увеличивает прибыль.
Сроки хранения
Освобождение от захламлённости документами, пришедшими в негодность и исчерпавшими свои сроки хранения, позволяет вести свои дела ещё продуктивнее. Не будет возникать путаница, все ненужные документы уничтожаются, остальные сортируются по сроку давности. Конечно, такая функция не обязательна, обговаривается она заранее и может быть исключена. Но для тех, кому такая услуга подходит, это помогает сократить затраты времени и денег.
Секретность
Если некоторым вашим документам нужна повышенная секретность, её можно обеспечить при хранении во внеофисных помещениях. Каждая такая документация хранится в коробках без лишних надписей, только со штрихкодами. Доступ к таким документам ограничен, обеспечивая дополнительную охрану.
Установление систем круглосуточной охраны, пожарной и системы видеонаблюдения увеличивает гарантию конфиденциальности.
Ограниченный доступ также включает в себя постоянное наблюдение за секретной документацией. В этом случае даже плановая уборка помещения или ремонт какого-либо вышедшего из строя оборудования, находящего на территории конфиденциальных архивов, производится в присутствии уполномоченного сотрудника.
Дополнительные услуги
Некоторые архивные компании могут предоставить услуги вывоза документов, помощь в освобождении помещения с документацией.
При желании можно заказать оцифровку документов и создание их резервных копий.
Многие компании готовы предоставить несгораемый сейфы для ещё более усиленного хранения документации.
Если организации понадобится возвращение некоторых документов, архивные компании могут предложить доставку на указанных адрес.
По желанию заказчика документация может быть оценена и подвержена ценностной экспертизе. Может предоставляться услуга утилизации, описи, систематизации.
Могут производиться переплётные работы, некоторые организации готовы предложить любые их виды и уровни сложности.
Для лучшего понимания процесса работы предоставляются консультации по хранению архивов.
Как обеспечивается внеофисное хранение документов на складе Антресоль24?
Условия хранения и перечень услуг у каждой компании, предлагающей архивное внеофисное хранение, разнятся. Но в целом можно выделить несколько общих особенностей такого планирования и организации.
Архивные коробки
Действует здесь принцип свободной ячейки. Все коробки обезличены, на них имеются штрихкоды для идентификации. Ящики одной компании не хранятся вместе по названию или алфавиту, они могут находиться в совершенно различных местах, что также повышает секретность и сохранность.
Каждая организация может иметь любое нужное ей количество коробок. Оплата производится в соответствии с количеством приобретённых архивных коробок.
Архивные ячейки
Заменяться они могут также боксами или сейфами. Данный метод аналогичен хранению в банковских ячейках. Но если банковская ячейка мала, в ней может храниться только до 5 не слишком толстых папок, то архивная ячейка может вмещать до 500 таких папок. Архивный бокс может вмещать в себя как определённое количество архивных коробок, содержащих нужные бумаги, так и документы в мешках или папках, вне коробок, россыпью. Обговаривается такая вариация с заказчиком заранее. К таким ячейкам доступ имеет только сам покупатель, при этом помещать и извлекать свою документацию он будет самостоятельно. Для большей сохранности существует услуга СМС-оповещения в случае вскрытия ячейки. Услуга платная.
Обособленный архив
Для этого используются оснащённые архивные помещения. В них внедрены системы безопасности, климат-контроля. Выбрать нужный размер арендуемого помещения заказчик вправе сам. Допуск предоставляется только лишь самому арендатору или же его доверенным лицам, список которых предоставляется заранее и чётко фиксируется.
В таком помещении могут храниться секретные документы, требующие всесторонней охраны и особых условий ухода и хранения. Данная услуга оплачивается пропорционально арендуемому количеству квадратных метров помещения.
Подведем итоги
Переход на внеофисное хранение документации требует тщательного к нему подхода и всестороннего обдумывания. Важно решить, действительно ли данная услуга вам нужна, а если нужна, то в каких масштабах и с каким перечнем требований. Но какой бы способ хранения вы не выбрали, не забудьте, что хранение бумаг вне офиса прежде всего избавит вас от захламления полезных площадей или предоставит освобождение от их недешёвой аренды.
Если условия работы организации таковы, что документация должна храниться долгое время, даже десятилетия, это будет гарантировать будущие затраты на увеличение площади под хранение копящихся бумаг. Не всегда такая возможность существует, и не все организации в силах позволить её себе. Внеофисное хранение более экономично, стоимость наших услуг может смело конкурировать с расценками других организаций подобного плана.
Вам больше не придётся постоянно беспокоиться о сохранности документации, у нас она будет надёжно сохранена и тщательно охраняема.
Не каждая организация способна создать идеальные условия хранения для прихотливой документации, в нашей компании все условия соблюдены и доведены до совершенства.
У нас большой опыт в организации качественного хранения различных видов документации. Полная сохранность и секретность является обязательным условием качества наших услуг. Мы обещаем оперативность и качество.
