Хранение документов

Мы предлагаем, как стандартные услуги архивных компаний, которых сейчас много, так  и уникальное комплексное предложение.

Предложения интересны малому и среднему бизнесу, где уже есть документы и выстроены бизнес-процессы, и понятно, что ряд функций дешевле отдавать на аутсорсинг.

В период глобальных изменений бизнесу нужна поддержка. Компании оптимизируют штат и хотят выйти из кризиса с минимальными потерями отказываясь:

• от долгосрочной аренды с годовой предоплатой;
• от части штатных единиц либо переводят сотрудников на «удаленку»;
• переходят на документы в цифре, чтобы обеспечить мгновенный доступ к документации сотрудникам, которые находятся на «удаленке».

Компания Антресоль24 подготовила для Вас несколько пакетных предложений. При формировании тарифов мы ориентировались на стандартные затраты:

• содержание традиционного офиса (с обслуживанием);
• зарплата сотрудников + отчисления в соответствии с ТК РФ.

Мы соотнесли затраты бизнеса на непрофильные задачи с нашими возможностями и ресурсами и поняли, что будем не только качественным инструментом для решения оперативных задач по управлению документами, но и существенно сэкономим бюджеты бизнесов в 2-3 раза в год (порядок расчета обсуждается при личной встрече).

Наши тарифы

Услуга/Название Тарифа	Лайт	Стандарт	Расширенный	Максимальный
Комплекс услуг по подготовке к хранению (расходные материалы, регистрация, вывоз, погрузочно-разгрузочные работы) и хранение документов в год	не более 100 коробов	от 100 до 200 коробов	от 200 до 1000 коробов	от 1000 до 2000 коробов
Комната для работы с документами не более 3 раз в месяц	оплата за первый месяц включена в итоговую стоимость	оплата за первый месяц включена в итоговую стоимость	оплата за первый месяц включена в итоговую стоимость	оплата за год включена в итоговую стоимость
Оцифровка документов (подготовка к сканированию и сканирование документов)	до 1000 страниц	до 2000 страниц	до 2000 страниц	до 2000 страниц
Предоставление Юр. Адреса	оплата за первый месяц включена в итоговую стоимость	оплата за год включена в итоговую стоимость	оплата за год включена в итоговую стоимость	оплата за год включена в итоговую стоимость
Итоговая стоимость в год	118 000,00 руб.	181 130,00 руб.	363 000,00 руб.	678 000,00 руб.

 

Условия Тарифа Лайт:

1. Ответственное хранение документов в течение года (не более 100 архивных коробов). 
2. Аудит-комната для работы с документами 3 раза в месяц. 
3. Оцифровка документов (до 1000 страниц): подготовка документов к сканированию, оцифровка и передача документов заказчику на любом носителе. 
4. Предоставление юридического адреса (оплата помесячная). 

В тариф входит: годовое хранение документов, предоставление офиса и юридического адреса в первый месяц сотрудничества.

Ежемесячные платежи:

• За юридический адрес (по необходимости).
• Аудит-комната (по необходимости) не более 3 раз в месяц 
• Услуги временного изъятия документов в соответствии со стандартными ценами на этот вид услуг.

Условия Тарифа Стандарт:

1. Ответственное хранение документов в течение года (от 100 до 200 архивных коробов).
2. Аудит-комната для работы с документами 4 раза в месяц. 
3. Оцифровка документов (до 2000 страниц): подготовка документов к сканированию, оцифровка и передача документов заказчику на любом носителе. 
4. Предоставление юридического адреса. 

Разовая оплата за комплекс услуг (в тариф входит: годовое хранение документов, предоставление юридического адреса на год и оплата офиса в первый месяц сотрудничества).

Ежемесячные платежи:

• Аудит-комната (по необходимости) не более 4 раз в месяц 
• Услуги временного изъятия документов в соответствии со стандартными ценами на этот вид услуг.

Условия Тарифа Расширенный:

1. Ответственное хранение документов в течение года (от 200 до 1000 архивных коробов).
2. Аудит-комната для работы с документами 4 раза в месяц. 
3. Оцифровка документов (до 2000 листов): подготовка документов к сканированию, оцифровка и передача документов заказчику на любом носителе. 
4. Предоставление юридического адреса на год.

Разовая оплата за комплекс услуг (в тариф входит: годовое хранение документов, предоставление юридического адреса на год и оплата офиса в первый месяц сотрудничества).

Ежемесячные платежи:

• Аудит-комната (по необходимости) не более 4 раз в месяц 
• Услуги временного изъятия документов в соответствии со стандартными ценами на этот вид услуг.

Условия Тарифа Максимальный:

1. Ответственное хранение документов в течение года (от 1000 до 2000 архивных коробов). 
2. Аудит-комната для работы с документами 4 раза в месяц. 
3. Оцифровка документов (до 2000 листов): подготовка документов к сканированию, оцифровка и передача документов заказчику на любом носителе. 
4. Предоставление юридического адреса на год.

Оплата за комплекс услуг – 1 раз в год.

Мы легко встроимся в Ваши бизнес-процессы, просто ставьте нам задачи в рамках наших компетенций, и мы дадим Вам возможность зарабатывать, не отвлекаясь на непрофильные задачи.

Что следует знать о хранении документов

В соответствии со статьей 17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Чем дольше существует предприятие, тем большее количество бумаг скапливается в организации. Всё больше полезной площади используется для их хранения, что ведёт к росту непрофильных расходов. Свободного места остаётся всё меньше, и неизбежно возникает вопрос – куда все это складывать?

Даже у обычного человека за время жизни скапливается большое количество бумаг и документов, которые необходимо сохранить в целости. Что уж говорить о юридических лицах, тем более среднего и крупного бизнеса. В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Если не организовать правильное хранение документов, с ними может произойти следующее:

• потеря;
• кража;
• порча.

Потеря документов , пожалуй, самое неприятное, что может случиться. При неправильном хранении, перекладывании с места на место, транспортировке важных документов вы банально можете потерять бумаги. Или же вовремя не вспомнить куда переложили папку с необходимыми документами именно в тот момент, когда они будут нужны больше всего.

Порча документов, также случается достаточно часто. Происходит это из-за того, что документы хранятся ненадлежащим образом. К этому относится и потеря первозданного вида. Большинство документов, в том числе и самые важные, представляют собой обычный лист бумаги, который может испортить даже небольшая капля кофе. Документы часто мнутся, стираются пока их носят в папках или сумках. В итоге, получается, что документ приходит в негодность и на его восстановление требуется много дополнительных усилий и, как следствие, расходов.

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);
4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Резюме: Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации или сторонний архив.

Почему мы?

Мы имеет множество преимуществ, которые позволяют говорить о том, что мы одни из лучших в своем деле.

Безопасность:

На нашу территорию можно попасть только по пропускам. 
Помещения оборудованы в соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 («О Правилах хранения документов…»)

Лояльность:

Заботимся о наших клиентах и предоставляем им систему скидок и подарочные сертификаты.

Компетенции и услуги:

• Вы привозите свои документы к нам в Бюро, либо мы приедем в ваш офис и примем на хранение документы непосредственно на вашей территории и увезём на наше Бюро .
• Принимаем на хранение документы в стандартных архивных коробах, которые вы можете приобрести у нас.
• По вашему требованию можем опломбировать каждый архивный короб.
• По вашему требованию можем упаковать/переупаковать документы в архивные короба или в файловые коробки и составить реестр пломб.
• Мы предоставляем аудит-комнаты, оснащённые всей необходимой для работы с документами техникой.
• По истечении срока хранения мы конфиденциально уничтожим ваши документы, а документы, подлежащие передаче в государственные архивы, подготовим в соответствии с требованиями нормативных актов и сдадим по назначению.
• Мы предоставляем услуги сканирования, оцифровки и передачи документов заказчику на любых электронных носителях. При этом мы работаем с документами любых размеров от А5 до А0 и больше.

Если Вам нужна консультация по вопросам организации хранения вашего архива,
позвоните прямо сейчас по телефону:  +7 (915) 158-51-21

Изменения в сроках Хранения документов в 2020 году