В офисе, в бухгалтерии и дома скапливается большое количество всевозможных бумаг. Многие из них подлежат длительному хранению. Документации порой настолько много, что возникает вопрос, где складывать архивы.
От документов нельзя избавляться. Что касается бытовой жизни, следует хранить квитанции об оплате, паспорта и свидетельства, гарантийные талоны, дипломы и прочие бумаги. В офисе документации значительно больше. Сроки устанавливаются Налоговым кодексом, Законом о бухучете и прочими нормативными актами.
Как правило, архивы не подлежат уничтожению в течение 4-5 лет. Некоторые договоры, реестры, акты и сведения следует хранить, согласно законодательству, 75 лет. Другими словами, от них вообще нельзя избавляться. Поэтому на любом предприятии актуален вопрос, где хранить договоры и другую документацию.
Хранить документы необходимо для того, чтобы в любой момент предоставить проверяющим органам доказательства хозяйственной деятельности предприятия или организации.
Как правильно хранить бухгалтерские документы?
Важно, чтобы на протяжении всего срока документы не потеряли свой внешний вид и четкость написания. Для этого следует придерживать определенных правил. В помещении для этих целей должно быть сухо. Сырость отрицательно влияет на бумагу.
Необходимо оградить архивы от попадания прямых солнечных лучей. Яркий свет приведет к полному или частичному выгоранию, из-за чего возникнут сложности с идентификацией написанного. Поэтому окна в помещении, где хранятся документы бухгалтерского учета, следует закрыть плотными шторами или жалюзи.
Во избежание проникновения злоумышленников и хищения архивов, помещение для оборудуют системой видеонаблюдения и решетками. Восстановить потерянные документы невозможно, поэтому необходимо позаботиться об их безопасности.
Где можно хранить договоры и другие документы?
Для документов предприятия используют чаще всего шкафы и сейфы. Однако с развитием деятельности любой организации бухгалтерской документации становится настолько много, что приходится выделять для этих целей отдельное помещение. А не каждая компания может позволить себе такую роскошь. Иногда владельцам предприятия приходится забирать архивы в собственную квартиру, чтобы освободить пространство в офисе.
Немало проблем доставляют многочисленные квитанции, договора, свидетельства и гарантийные талоны в бытовой жизни. Для их хранения зачастую приходится приобретать дополнительную мебель. Это приводит к лишним тратам.
Хранение кассовых, банковских документов в индивидуальных боксах
С недавних пор появилась возможность арендовать для архивов личные боксы. Специализированные компании предлагают боксы разных размеров, которые расположены на охраняемой территории.
Клиенты избавлены от проблем, связанных с температурным режимом и климатическими условиями хранения. Документы, которые находятся в боксах, защищены от сырости и прямых солнечных лучей. Владельцы берут на себя все заботы и гарантируют сохранность документов.
Такая услуга совсем недавно стала популярна в нашей стране. На сегодняшний день она доступна только жителям крупных городов. Тем не менее, судя по востребованности такого предложения, склады в скором времени появятся и в маленьких городах.
Клиенты складов индивидуального хранения успели по достоинству оценить их работу. Ведь здесь тщательно следят за сохранностью архивов. Такая услуга помогает существенно сэкономить. Временная аренда обойдется гораздо дешевле, чем выделение отдельного помещения и приобретение дополнительной мебели.
В Москве и Московской области
В столице на сегодняшний день функционирует несколько компаний, занимающихся сдачей в аренду боксы индивидуального хранения. Они предлагают разный набор услуг и отличаются уровнем сервиса. Не везде предоставляется возможность выбрать размер ячейки. Как правило, предлагают боксы одинаковой площади.
В некоторых компаниях ограничены сроки хранения документации. Такой вариант не подойдет для сбережения архивов, которые подлежат хранению в течение целых десятилетий. При выборе склада следует обратить внимание также на условия доступа к личным вещам. Некоторые компании принимают клиентов только в рабочие дни. По праздникам и ночью получить на руки архивы не удастся.
Индивидуальное хранение имущества с компанией «Антресоль 24»
Компания «Антресоль» по праву считается лучшей в столице. Мы доказали это тысячам клиентов. У нас не один год хранят банковские, кассовые и другие документы предприниматели из столицы и близлежащих районов. Популярны наши склады и среди физических лиц. У нас удобно хранить квитанции, паспорта и договоры.
Тысячи клиентов останавливают свой выбор именно на нашей компании благодаря ряду преимуществ:
- Разнообразие ячеек для хранения. Размер бокса у нас можно подобрать исходя из количества документов для хранения. У нас есть ячейки площадью от 1 м3 до 20 м3.
- Теплые и сухие боксы. Сотрудники тщательно следят за температурным режимом на территории склада и в ячейках для хранения. В них поддерживается оптимальный уровень влажности, что особенно важно для сбережения документации.
- Чистота в контейнерах. В боксах индивидуального хранения, предлагаемых нами, установлена система кондиционирования и вентиляции. Здесь регулярно проводится дезинсекция.
- Аренда ячейки на любой срок. У нас арендовать бокс можно на срок от месяца до нескольких лет. Мы готовы принять архивы, подлежащие длительному хранению.
- Надежная защита. Безопасность имущества гарантируют современные системы видеонаблюдения. Ни один участок склада не остается без внимания. Защищены документы и от несчастного случая. Это обеспечивается противопожарной сигнализацией.
- Доступ к имуществу в любое время. В отличие от конкурентов, мы ждем своих клиентов не только в рабочие, но и в праздничные дни. Забрать документы можно и ночью, предварительно договорившись об этом по телефону.
- Удобное расположение. На территорию можно попасть на личном транспорте благодаря удобно обустроенным подъездам. Для перевозки вещей на территории склада предоставляются специальные тележки.
- Доступ к аксессуарам для хранения бухгалтерских документов. К услугам наших клиентов коробки разных размеров, полки, стеллажи и упаковочный материал. Эти аксессуары помогут компактно и удобно сложить важные бумаги в бокс.
- Услуги по транспортировке архивов. Нашим клиентам предоставляется возможность воспользоваться дополнительными услугами компании. Мы берем на себя заботы по доставке документации на территорию склада. Этим вопросом занимаются опытные грузчики и водители.
- Низкие цены. Нас выбирают благодаря приемлемой стоимости услуг и соотношению цены и качества. Для постоянных клиентов предусмотрены выгодные предложения.
- Разные системы оплаты. За аренду бокса можно заплатить при разными способами: карточка Visa или Master Card, системы Яндекс деньги или Qiwi Wallet.
- Высокий уровень сервиса. Благодаря развитию современных технологий заказать наши услуги и подписать договор можно не выходя из дома.
Порядок пользования услугами компании «Антресоль 24»
Мы продумали все до мелочей, чтобы сотрудничество с нами было удобным для клиентов. Чтобы воспользоваться услугой, необходимо, прежде всего, зайти на сайт компании в сети интернет. Удобный интерфейс позволяет легко сделать заказ.
Достаточно ввести свои личные данные в специальную форму – и вежливые менеджеры перезвонят в ближайшее время и уточнят потребности клиента.
У сотрудников компании можно спросить, какие размеры бокса лучше выбрать, как правильно запаковать и доставить архивы на территорию склада. При желании можно заказать услугу грузчиков и перевозчиков, которые возьмут на себя эти проблемы.
Клиенты, не располагающие свободным временем, могут заключить договор не посещая офис компании. В онлайн-режиме производится и оплата предоставляемых услуг. Большинство клиентов предпочитает лично посетить офис, чтобы убедиться в качестве нашей работы. Мы готовы встретить своих клиентов в будни с 9 до 18 часов, в выходные с 10 до 18 часов. Сотрудники покажут боксы, ознакомят с системой безопасности и условиями хранения.
После заключения договора клиент получает ключ от бокса, забрать вещи из которого можно в присутствии сотрудника компании в любое время суток. Если возникает необходимость получить имущество ночью, необходимо предварительно позвонить на склад.
Помимо ключа от бокса, каждый клиент становится обладателем специального пропуска, без которого невозможно попасть на территорию складских помещений. Это делает пользование нашими услугами еще более безопасным.
Стоимость аренды бокса зависит от срока пользования и площади бокса. Чтобы, не переплачивать, рекомендуется максимально компактно упаковать документы и сложить их в ячейку. Это помогут сделать сотрудники компании.
Мы уверены в высоком качестве предоставляемых услуг и готовы продемонстрировать высокий уровень сервиса все, кто столкнулся с необходимостью хранения документов!
