Мы предлагаем, как стандартные услуги архивных компаний, которых сейчас много, так и уникальное комплексное предложение.
Предложения интересны малому и среднему бизнесу, где уже есть документы и выстроены бизнес-процессы, и понятно, что ряд функций дешевле отдавать на аутсорсинг.
В период глобальных изменений бизнесу нужна поддержка. Компании оптимизируют штат и хотят выйти из кризиса с минимальными потерями отказываясь:
- от долгосрочной аренды с годовой предоплатой;
- от части штатных единиц либо переводят сотрудников на «удаленку»;
- переходят на документы в цифре, чтобы обеспечить мгновенный доступ к документации сотрудникам, которые находятся на «удаленке».
Компания Антресоль24 подготовила для Вас несколько пакетных предложений. При формировании тарифов мы ориентировались на стандартные затраты:
- содержание традиционного офиса (с обслуживанием);
- зарплата сотрудников + отчисления в соответствии с ТК РФ.
Мы соотнесли затраты бизнеса на непрофильные задачи с нашими возможностями и ресурсами и поняли, что будем не только качественным инструментом для решения оперативных задач по управлению документами, но и существенно сэкономим бюджеты бизнесов в 2-3 раза в год (порядок расчета обсуждается при личной встрече).
Наши тарифы
Услуга/Название Тарифа | Лайт | Стандарт | Расширенный | Максимальный |
Комплекс услуг по подготовке к хранению (расходные материалы, регистрация, вывоз, погрузочно-разгрузочные работы) и хранение документов в год | не более 100 коробов | от 100 до 200 коробов | от 200 до 1000 коробов | от 1000 до 2000 коробов |
Комната для работы с документами не более 3 раз в месяц | оплата за первый месяц включена в итоговую стоимость | оплата за первый месяц включена в итоговую стоимость | оплата за первый месяц включена в итоговую стоимость | оплата за год включена в итоговую стоимость |
Оцифровка документов (подготовка к сканированию и сканирование документов) | до 1000 страниц | до 2000 страниц | до 2000 страниц | до 2000 страниц |
Предоставление Юр. Адреса | оплата за первый месяц включена в итоговую стоимость | оплата за год включена в итоговую стоимость | оплата за год включена в итоговую стоимость | оплата за год включена в итоговую стоимость |
Итоговая стоимость в год | 118 000,00 руб. | 181 130,00 руб. | 363 000,00 руб. | 678 000,00 руб. |
Условия Тарифа Лайт:
- Ответственное хранение документов в течение года (не более 100 архивных коробов).
- Аудит-комната для работы с документами 3 раза в месяц.
- Оцифровка документов (до 1000 страниц): подготовка документов к сканированию, оцифровка и передача документов заказчику на любом носителе.
- Предоставление юридического адреса (оплата помесячная).
В тариф входит: годовое хранение документов, предоставление офиса и юридического адреса в первый месяц сотрудничества.
Ежемесячные платежи:
- За юридический адрес (по необходимости).
- Аудит-комната (по необходимости) не более 3 раз в месяц
- Услуги временного изъятия документов в соответствии со стандартными ценами на этот вид услуг.
Условия Тарифа Стандарт:
- Ответственное хранение документов в течение года (от 100 до 200 архивных коробов).
- Аудит-комната для работы с документами 4 раза в месяц.
- Оцифровка документов (до 2000 страниц): подготовка документов к сканированию, оцифровка и передача документов заказчику на любом носителе.
- Предоставление юридического адреса.
Разовая оплата за комплекс услуг (в тариф входит: годовое хранение документов, предоставление юридического адреса на год и оплата офиса в первый месяц сотрудничества).
Ежемесячные платежи:
- Аудит-комната (по необходимости) не более 4 раз в месяц
- Услуги временного изъятия документов в соответствии со стандартными ценами на этот вид услуг.
Условия Тарифа Расширенный:
- Ответственное хранение документов в течение года (от 200 до 1000 архивных коробов).
- Аудит-комната для работы с документами 4 раза в месяц.
- Оцифровка документов (до 2000 листов): подготовка документов к сканированию, оцифровка и передача документов заказчику на любом носителе.
- Предоставление юридического адреса на год.
Разовая оплата за комплекс услуг (в тариф входит: годовое хранение документов, предоставление юридического адреса на год и оплата офиса в первый месяц сотрудничества).
Ежемесячные платежи:
- Аудит-комната (по необходимости) не более 4 раз в месяц
- Услуги временного изъятия документов в соответствии со стандартными ценами на этот вид услуг.
Условия Тарифа Максимальный:
- Ответственное хранение документов в течение года (от 1000 до 2000 архивных коробов).
- Аудит-комната для работы с документами 4 раза в месяц.
- Оцифровка документов (до 2000 листов): подготовка документов к сканированию, оцифровка и передача документов заказчику на любом носителе.
- Предоставление юридического адреса на год.
Оплата за комплекс услуг – 1 раз в год.
Мы легко встроимся в Ваши бизнес-процессы, просто ставьте нам задачи в рамках наших компетенций, и мы дадим Вам возможность зарабатывать, не отвлекаясь на непрофильные задачи.
Что следует знать о хранении документов
В соответствии со статьей 17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Чем дольше существует предприятие, тем большее количество бумаг скапливается в организации. Всё больше полезной площади используется для их хранения, что ведёт к росту непрофильных расходов. Свободного места остаётся всё меньше, и неизбежно возникает вопрос – куда все это складывать?
Даже у обычного человека за время жизни скапливается большое количество бумаг и документов, которые необходимо сохранить в целости. Что уж говорить о юридических лицах, тем более среднего и крупного бизнеса. В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).
Если не организовать правильное хранение документов, с ними может произойти следующее:
- потеря;
- кража;
- порча.
Потеря документов , пожалуй, самое неприятное, что может случиться. При неправильном хранении, перекладывании с места на место, транспортировке важных документов вы банально можете потерять бумаги. Или же вовремя не вспомнить куда переложили папку с необходимыми документами именно в тот момент, когда они будут нужны больше всего.
Порча документов, также случается достаточно часто. Происходит это из-за того, что документы хранятся ненадлежащим образом. К этому относится и потеря первозданного вида. Большинство документов, в том числе и самые важные, представляют собой обычный лист бумаги, который может испортить даже небольшая капля кофе. Документы часто мнутся, стираются пока их носят в папках или сумках. В итоге, получается, что документ приходит в негодность и на его восстановление требуется много дополнительных усилий и, как следствие, расходов.
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
- Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Резюме: Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации или сторонний архив.
Почему мы?
Мы имеет множество преимуществ, которые позволяют говорить о том, что мы одни из лучших в своем деле.
Безопасность:
На нашу территорию можно попасть только по пропускам.
Помещения оборудованы в соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 («О Правилах хранения документов…»)
Лояльность:
Заботимся о наших клиентах и предоставляем им систему скидок и подарочные сертификаты.
Компетенции и услуги:
- Вы привозите свои документы к нам в Бюро, либо мы приедем в ваш офис и примем на хранение документы непосредственно на вашей территории и увезём на наше Бюро .
- Принимаем на хранение документы в стандартных архивных коробах, которые вы можете приобрести у нас.
- По вашему требованию можем опломбировать каждый архивный короб.
- По вашему требованию можем упаковать/переупаковать документы в архивные короба или в файловые коробки и составить реестр пломб.
- Мы предоставляем аудит-комнаты, оснащённые всей необходимой для работы с документами техникой.
- По истечении срока хранения мы конфиденциально уничтожим ваши документы, а документы, подлежащие передаче в государственные архивы, подготовим в соответствии с требованиями нормативных актов и сдадим по назначению.
- Мы предоставляем услуги сканирования, оцифровки и передачи документов заказчику на любых электронных носителях. При этом мы работаем с документами любых размеров от А5 до А0 и больше.
Если Вам нужна консультация по вопросам организации хранения вашего архива,
позвоните прямо сейчас по телефону: +7 (915) 158-51-21
Изменения в сроках Хранения документов в 2020 году