Бумажные документы являются достаточно хрупкими объектами, требующими ответственного подхода к хранению. Любая потеря может иметь серьезные последствия, как финансовые, так и юридические. Защита документации от сторонних лиц, повреждений и т.п. нужна, как при обычной деятельности предприятия, так и при переезде компании в другой офис, а также на время ремонтных работ. Правильная организация хранения архивных документов в архивах – это один из залогов успешной деятельности бизнеса.

На сегодня все больше предпринимателей передают эту функцию сторонним организациям. На рынке есть, как специализированные компании, так и универсальные. Первые занимаются только архивами, вторые предоставляют в аренду индивидуальные боксы, в которых можно хранить личные вещи, товары и документы. Второй вариант с экономической и практической точки зрения более выгоден, так как подобные услуги обходятся дешевле, при этом на склад можно привезти не только документацию, но офисную технику и т.п. С учетом того, что согласно закону кадровые, налоговые и бухгалтерские документы должны храниться не один год, то организация архивного хранения дел в специальном складском боксе позволяет сэкономить достаточно много ресурсов.

Организация хранения архивных документов в архивах
Оптимальные условия для хранения документов на складах «Антресоль24»

Команда «Антресоль24» перед запуском проекта продумала все нюансы хранения, позаботилась о создании наиболее благоприятных условий и удобства для своих клиентов. Благодаря такому подходу компания смогла сразу заявить о себе в качестве партнера, которому можно доверять. Все складские помещения теплые и сухие. Здесь на протяжении всего года поддерживается оптимальный уровень влажности и температуры, что немаловажно, когда речь идет о бумаге. Даже спустя время документация не покроется плесенью, пылью, не намокнет и не выцветет. Мы сами являемся бизнесом, поэтому на своем опыте знаем, какую роль играет правильное хранение документов.

Для компактного и удобного размещения архивов предусмотрены специальные ячейки и стеллажи. Стопки бумаг не развалятся и не будут иметь контакта с полом. «Антресоль24» предоставляет возможно арендовать площади любых размеров. При желании квадратуру можно менять, как в большую, так и меньшую сторону. У нас доступны боксы от 1 квадратного метра. Конечно, немаловажным аспектом является организация подготовки дел на архивное хранение. Мы советуем разделить документы по категориям, а затем упаковать их в специальные ящики, предварительно не забыв подписать их. Таким образом найти необходимую документацию будет гораздо проще.

Все складские помещения находится под круглосуточной охраной с системой видеонаблюдения. Доступ на территорию возможен только по специальным пропускам, поэтому проникновение сторонних лиц исключено. Арендаторы же могут приходить к своим боксам в любое время дня и ночи. Для удобства к складам организован удобный подъезд.

Клиенты «Антресоль24» могут хранить следующие виды документов:

  • финансовые отчеты, кассовые документы;
  • семейную документацию;
  • архивы юридических и физических лиц;
  • библиотеки, брошюры, журналы, книги, рукописи и много чего другого.

Организация архивного хранения дел в Антресоль24

Основные преимущества хранения документов в «Антресоль24»

В условиях офисах практически невозможна качественная организация хранения документов. Архивное дело предполагает дополнительные площади, которые в городских условиях обходятся достаточно дорого. Немаловажным моментом является и обеспечение безопасности – камеры видеонаблюдения, заключение договора с охранной фирмой. Все это требует значительных финансовых затрат. Использование складов временного хранения намного выгоднее, особенно экономия ощутима при длительной аренде.

«Антресоль24» гарантирует сохранность документации в течение десятилетий. Доступ к архиву будет иметь только арендатор, либо доверенное лицо. Проникновение сторонних лиц исключено, как и потеря конфиденциальной информации и персональных данных. Со стороны арендатора отсутствуют какие-либо риски. Бесперебойную работу всех систем обеспечивает квалифицированный персонал и профессиональное оборудование.

Также на всех складах «Антресоль24» внедрила специальную CRM-систему, призванную улучшить процесс работы с клиентами. Так, мы оперативно информируем о наступлении сроков внесения очередного платежа. Тем самым вы в загруженном графике работы не забудет внести оплату, что немаловажно, когда речь идет о ценной документации. 



Похожие статьи