Хранение бумажных документов – это ответственная задача. Их потеря, либо приход в негодность могут иметь серьезные последствия. Документация должна быть защищена от влаги, света и других негативных факторов, включая доступ посторонних лиц. В современном мире функции хранения и учета архивных документов все чаще передаются сторонним организациям. Многие компании и частные лица уже оценили преимущества хранения своих архивов на складах Антресоль24».
Кому подойдет хранение документов?
Услуги архивного хранения документации востребованы среди:
- представителей малого и среднего бизнеса, которые не могут обеспечить сохранность документов в своем офисе;
- крупных компаний, желающих оптимизировать свои расходы за счет аутсорсинга архива.
Организация хранения документов в «Антресоль24»
Компания «Антресоль24» предлагает выгодные условия для размещения архива – архивное хранение документов у нас обойдется в несколько раз дешевле, чем делать это в офисе. Для этого было разработано несколько тарифов – можно выбрать наиболее подходящий, исходя из потребностей. В перечень услуг входит:
- помощь в подготовке документации – предоставление расходных материалов, регистрация, транспортировка на склад;
- хранение архива в специально предназначенных для этого помещениях;
- предоставление отдельного помещения для работы с документацией – пользоваться им представляется возможным до 3 раз в месяц;
- предоставление юридического адреса (по запросу);
- оцифровка документов.
Большинство из указанных услуг уже включены в тарифы. Архивное хранение документов и дел в «Антресоль24» организовывается в специально предназначенных для этого помещениях. Территория склада находится под круглосуточной охраной и видеонаблюдением, что исключает доступ посторонним лицам. В самих помещениях поддерживается оптимальная температура в течение всего года, ведется контроль за влажность. Это исключает порчу документации.
По завершению срока хранения документов, компания готова их уничтожить, либо сдать в государственный архив, если это необходимо. Это оговаривается отдельно. На каждый короб с документами могут быть установлены пломбы.
Из чего складывается стоимость хранения?
Архивное хранение в «Антресоль24» представлено 4 тарифами:
- Лайт. Позволяет хранить до 100 коробов в год. Тариф включает услугу оцифровки – до 1000 страниц, возможности компании позволяют обрабатывать документы форматом А0-А5. Также клиенту предоставляются юридический адрес на 1 месяц и комната для работы с документами. Далее они оплачиваются ежемесячно – в случае необходимости.
- Стандарт. Хранение документов – до 200 коробов. Оцифровка документов – до 2 тысяч страниц. Юридический адрес и комната аудита за второй и последующие месяца оплачиваются отдельно.
- Расширенный. Клиент может разместить до 1 тысячи коробов в год. Оплата комнаты осуществляется со второго месяца (по необходимости), все остальные услуги включены в годовой тариф.
- Максимальный. Количество коробов расширяется до 2 тысяч, остальные услуги включены.
Ознакомиться с стоимостью каждого тарифа можно на соответствующей странице сайта.
Какие особенности и требования к хранению документов?
Большинство документов на предприятиях должны храниться минимум 4 года, а некоторые и дольше. Так как бумага отличаются низкой стойкостью к внешнему воздействию, то архивное хранение документов осуществляется в помещении, специально оборудованном под эти цели. Не допускается попадание на документацию солнечного света, так как она может выгореть. Большую роль на сохранность оказывает правильная влажность и температура. Если воздух будет слишком сухой, то документы станут хрупкими, слишком высокая влажность также приведет к потере эксплуатационных свойств.
В «Антресоль24» соблюдены все необходимые условия, согласно действующим стандартам. Компания предлагает ответственное хранение, а это означает, что документации клиентов ничего не грозит.
Преимущества комплексного хранения в «Антресоль24»
Доверяя хранение архивных документов «Антресоль24», клиенты получают:
- гарантию сохранности;
- защиту архива от доступа посторонних лиц – вход в архивные помещения осуществляется исключительно по пропускам;
- доставку документов с предприятия на территорию архивного Бюро;
- помощь в регистрации, упаковке документов;
- комнату для работы с документацией;
- юридический адрес;
- услуги оцифровки;
- неограниченной хранение – от 1 года.
«Антресоль24» позволяет оптимизировать бизнес-процессы, сэкономить на собственном архиве. Для постоянных клиентов действую выгодные скидки.
