Процесс хранения документов должен быть организован основательно. Так как есть масса проблем, которые поджидают вас, если вы этого не сделаете. Например, это может повлечь за собой сильную порчу документации, в результате чего, придется столкнуться с бездушной бюрократической машиной. Для предпринимателей это особенно важно, так как документов большое количество даже на начальном этапе создания бизнеса. Что же следует сделать?
Как правильно хранить
В первую очередь, следует выявить для себя особо важные экземпляры. Такими являются:
- Коммунальные платежи.
- Налоговые документы.
- Бухгалтерские документы.
- Паспорт
- ИНН
- Документы о создании или организации бизнеса.
- Дипломы о высшем образовании.
Какие требования следует соблюдать при хранении документов:
- Бумаги не должны лежать не отсортированные в одном месте.
- Наиболее важные следует сортировать. Коммунальные платежи, лучше раскладывать по месяцам и годам, скрепляя кипу бумаг степлером или зажимом, так будет легче искать необходимое. Также следует поступать и с налоговыми и бухгалтерскими документами. Их следует сортировать по дате.
- Самые важные документы храните отдельно. То, что вы чаще используете следует класть поверх остальных документов. Так, лучше паспорт положить сверху дипломов или любых других документов, которые хранятся вместе. Выведете для себя правило: самые важные и последние документы, например, налоговые платежи за предыдущий квартал должны быть сверху. Это позволит сэкономить массу времени.
- Требования хранение документов также подразумевает использование вспомогательных материалов. Налоговую отчетность лучше держать в отдельной папке, бухгалтерскую отдельно. При хранении семейных документов, лучше пользоваться отдельными папками. Даже если у ребенка не так много документов, они могут затеряться среди остальных.
- В семейном планировании хранения документов тоже следует сделать уборку. Коммунальные платежи хранить в отдельной папке или ящике, скрепленными по месяцам, документы на квартиру в другой папке, личные документы каждого также в отдельной папке. Это сэкономит массу времени при поиске необходимого.
Но бывает так, что в офисе не хватает места для этих документов или семья уезжает в отпуск, оставить важные документы некому. Тогда следует задуматься о другом месте. Чтобы реализовать хранение документов купить его можно или арендовать небольшое помещение или бокс на определенное время. Цены на такие услуги зачастую небольшие, их может «потянуть» даже небольшая компания или семья.
Антресоль24 – лучшее решение
Наша компания «Антресоль24» уже длительное время занимается предоставлением помещений для хранения различных вещей и документов. Особым плюсом следует заметить, что мы сдаем помещения от одного квадратного метра. Что позволяет вам не создавать для себя новые статьи расходов. А соблюдения правил хранения обезопасит ваши вещи от порчи.
Наша система безопасности гарантирует сохранность ваших вещей. Доступ к боксу будет только у вас, при помощи ключа. На территорию склада можно попасть только по пропускам, а также в помещениях есть сигнализация и камеры видеонаблюдения. Это позволяет максимально обезопасить имущество.
Вы можете оставить вещи у нас на любой срок от одной недели. В случае переезда или временного хранения документов – это очень удобно.
Мы предлагаем скидки и подарочные сертификаты нашим клиентам, так как заботимся о них и хотим сделать приятно. Безопасность вашего имущества в нашей компетенции, но мы не забываем и самих клиентов.
В каждом боксе циркулирует воздух и тепло, это возможно за счет системы отопления и вентиляции. Мы также даем возможность приобрести у нас коробки для удобной перевозки документов. Так правила хранения учета архивных документов будут соблюдены.
Вам не стоит переживать о доступе к вашему боксу. Вы можете попасть в него в любое удобное для вас время дня и недели. В ночное время доступ к боксу осуществляется по предварительному звонку.
Также следует отметить наши цены, которые в разы ниже рыночных. Несмотря на высокое качество предоставляемых услуг, мы заботимся и о сохранении оптимальной цены для всех категорий клиентов.
