Любые хозоперации, которые проводит та или иная организация, оформляются соответствующими документами. К ним относится, в первую очередь, учетная документация, служащая основанием для ведения бухучета. Эти же документы применяются для расчета сборов, налогов и их последующей уплаты. За время деятельности компании количество документации может увеличиться настолько, что новую уже негде размещать. Это сигнал, чтобы разобраться, как хранить документы в организации и уничтожить те, которые уже больше не понадобятся.

Хранение документов организации в Антресоль24

Бухгалтерская документация

Общие сроки относительно хранения для первичной учетной документации, а также регистров, устанавливаются законодательством и не должны быть меньше 5 лет. Точно узнать сколько хранить документы в организации можно взглянув в Перечень типовых документов, утвержденный Росархивом. Для каждого вида документа сроки могут отличаться. При этом важно вести отчет не с даты, на которую документация составляется, а с начала следующего года. Любая организация может самостоятельно увеличить период хранения по сравнению с Перечнем.

Налоговые декларации и другая документация, связанная с исчислением налогов

Налоговые декларации и отчетности хранятся следующим образом:

  • годовые – от 10 лет;
  • квартальные – от 5 лет;
  • месячные – от года.

При отсутствии годовых отчетностей, месячные и квартальные хранятся от 10 лет. Соответственно, если нет квартальных, то их можно заменить месячными со сроком хранения от 5 лет. Что касается сопутствующей документации, которая применяется в расчете сборов и налогов, то четких указаний по этому пункту нет. Лишь в одном из законов указано, такие документы организации собираем и храним до 4 лет. Что касается начала отсчета, то Минфин в этом положении сходится к мысли, что исчисление следует производить со следующего налогового периода, когда использовалась отчетность в последний раз.

Сроки хранения налоговых документов

Для акционерных обществ действуют отдельные правила, согласно которым бухгалтерская отчетность, наряду с документами о создании общества, уставом, протоколами собраний и т.д., хранятся на протяжении всего периода функционирования данной организации.

Кадровая документация

Кадровые документы, как и финансовая отчетность, требует ответственного хранения, так как от них зависят такие важные вопросы для сотрудников, так начисление пенсий и т.д. Сроки хранения, в соответствии с Перечнем, колеблются от 1 до 75 лет, в зависимости от степени важности. Как правильно хранить кадровые документы в организации? Для документации, содержащей персональную информацию о сотрудниках, следует создать архив. Ответственность за его сохранность несут инспекторы по кадрам. В случаях, когда подобная должность отсутствует, то вся ответственность переходит к руководителю организации.

Как хранить кадровые документы в организации в соответствии со сроками – примеры документации:

  • график отпусков – от 1 года;
  • трудовые договора – от 50 лет;
  • типовые должностные инструкции – от 50 лет;
  • документы об образовании сотрудников за счет организации – минимум 4 года.

Преимущества хранения документов в Антресоль24

Где хранить документы

Любая организация обязана создать максимально комфортные условия для хранения документации, обеспечив ее сохранность. Для этих целей желательно выделить отдельное помещение, где будет поддерживаться оптимальный уровень влажности и температуры, куда не будут проникать ультрафиолетовые лучи и другие вредители.

Если компания не может себе позволить отдельное помещение, то можно воспользоваться услугами архивного хранения или ячейками временного хранения. Преимущество последних состоит в более доступной цене и возможности размещения на территории не только документов, но и других офисных принадлежностей и техники.

В Москве подобные услуги предоставляет компания «Антресоль24», имеющая современные склады на юго-западе, неподалеку от станций метро «Юго-Западная» и «Озерная». Все складские территории находятся под надежной охраной, представленной охранниками, сигнализацией и системами видеонаблюдение. Вход в склад производится по пропускной системе. При этом каждая ячейка имеет индивидуальный ключ, что позволяет ограничить доступ к документам.

Компания предоставляет в аренду ячейки и боксы на срок от 1 месяца, который можно продлевать практически на неограниченный период. Минимальная площадь ячейки составляет 1 квадратный метр и при необходимости ее можно увеличить до нужных размеров. Это позволяет платить только за те метры, которые действительно используются. Ячейки отапливаются в зимнее время, внутри поддерживается одинаковый уровень влажности, идеально подходящий под хранение документов. Также работает система пожаробезопасности. Компания «Антресоль24» будет рада видеть вас в числе своих клиентов.
 



Похожие статьи