Документы используются в любой организации. Квитанции, договора, счета, отчеты – это лишь малый список бумаг, с которыми имеет дело предприниматели и компании. При этом стоит задача не только обеспечить качественный документооборот, но и правильно организовать хранение документов на бумажных носителях. Оно подразделяется на офисное и вне офисное.

Сложности офисного хранения документов

Этот способ хранения позволяют себе только крупные компании, имеющие достаточно средств для выделения отдельного помещения под эти задачи. Для предпринимателей и небольших фирм такие затраты могут быть непосильными, особенно с учетом, что некоторые документы, согласно действующему законодательству, должны храниться течение 50-75 лет.

Чтобы хранение документов в бумажном виде было организовано правильно, важно соблюдать определенные требования:

  • Соблюдать на оптимальном уровне влажность и температуру, позволяющие избежать порчи документации, ее гниения.
  • Поддерживать санитарно-гигиенический режим, производить регулярно уборку.
  • Обеспечивать световой режим и охрану от доступа со стороны третьих лиц.

Логично предположить, что выполнение всех требований предполагает существенные финансовые затраты на организацию системы безопасности, пожаротушения, вентиляции.

Особенности внеофисного хранения

Ввиду вышеописанных сложностей с хранением бумажной документации в офисе, все больше предпринимателей и других юридических лиц прибегают к услугам внеофисного хранения. Их сегодня предлагают специализированные архивные сервисы, а также компании, которые занимаются арендой складов временного хранения. Второй вариант является более предпочтительным, так при том же уровне сохранности, стоимость услуг гораздо ниже. 

Хранение бумажных документов в архиве на базе бокса временного хранения от компании Антресоль24 по стоимости обходится в ту же сумму, что и складирование обычных вещей, при этом на складе соблюдаются все требования по температуре, влажности и другим параметрам.

Организация хранения бумажных документов в Антресоль24 является персональной, то есть клиенты компании:

  1. Самостоятельно выбирают, как организовать архив. Мы рекомендуем использовать ящики или специальные контейнеры, чтобы извлечь максимум из арендуемого пространства.
  2. Могут дополнительно арендовать стеллажи и разместить архив в несколько ярусов. Это позволяет быстро получить доступ к требуемым коробкам или папкам.
  3. Имеют круглосуточный доступ к архиву. Вход на территорию склада производится по пропускам. При необходимости можно заказать несколько пропусков для доверенных лиц, например, для директора предприятия и бухгалтера.
  4. Самостоятельно выбирают размер помещения, исходя из текущего размера архива.

Почему следует доверить архивное хранение Антресоль24?

Во-первых, оплата осуществляется за площадь, а не количество документов. Если сравнить хранение бумажных документов в архиве специализированной компании и в Антресоль24, то в последнем случае затраты будут куда меньше. Помимо документов, в арендованном боксе можно размещать на хранение и другие предметы, например, оргтехнику.

Во-вторых, система хранения бумажных документов организовывается в удобном для заказчика формате, а привезти или забрать определенную документацию можно в любое время суток, в праздник и выходной. Подобными возможностями может похвастаться далеко не каждая архивная компания.

Убедитесь, что Антресоль24 можно доверить хранение документов самостоятельно. Оставляйте заявку и приезжайте посмотреть на наши складские условия.
 



Похожие статьи