На сегодняшний день у каждой компании есть обязанность обеспечения хранения документов на бумажных носителях (бухгалтерская документация, кадровые архивы, папки с бумажными оригиналами документов с подписями и печатями). Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Компания «Антресоль24» предоставляет индивидуальные боксы для хранения документов, в которых соблюдаются все требования по температуре, влажности и другим параметрам.
Организация текущего и архивного хранения документов в бумажном виде является непростой задачей и требует затрат ресурсов. В помещении для хранения должен соблюдаться санитарно-гигиенический, температурно-влажностный режим, должны находиться датчики противопожарной безопасности. Кроме того, подходящая архивная мебель должна обеспечить быстрый поиск информации.
Система хранения бумажных документов необходима, если:
- Необходимо возить с собой все накопившиеся за время существования бизнеса документы, а для хранения такого количества бумаг в квартире уже физически не хватает места.
- Бизнес растет и требует организации новых рабочих мест, но вся свободная площадь уже занята многочисленными стеллажами и шкафами, а арендовать дополнительное офисное пространство для хранения бумажной документации очень дорого.
- Несмотря на то, что все большей популярностью пользуется электронный документооборот, есть большое количество документов, которые необходимо хранить в бумажном виде, причем не один год.
- Архивные документы конфиденциальны, и вам необходимо организовать доступ к таким документам только для ограниченного числа лиц. Кроме того, при аренде бокса для хранения доступ к архиву возможен круглосуточно.
Преимущества системы хранения бумажных документов в «Антресоль24»
- Снижение ваших финансовых затрат – хранение вне офиса гораздо дешевле, чем аренда отдельного помещения под архив.
- В офисе находится только необходимая документация.
- Исключается вероятность потери, порчи или кражи документов;
- Храним документы банка, финансовую документацию, кадровую документацию и пр.
Заключение
Обращаясь в «Антресоль24» для организации хранения бумажных документов, вы можете хранить документы в индивидуальном боксе, доступ к которому возможен круглосуточно. Минимальная площадь аренды – от 1 м2. По мере увеличения количества документов, можно будет постепенно брать в аренду большую площадь бокса для хранения бумажных документов в архиве.
