В современное законодательной базе строго регламентировано длительное хранение документации. Время хранения документов зависит от типа отчетности. В зависимости от документооборота, для документации может понадобиться несколько стеллажей или даже целая отдельная комната. Многие документы могут больше никогда не понадобиться, но избавиться от них нельзя, к тому же предприниматель или юридическое лицо должны позаботиться о безопасности и целостности.
Самый оптимальный выход – аренда специальных боксов для временного хранения. Подобные услуги предоставляют уже достаточно большое количество компаний. Их предложения могут отличаться уровнем цен, условиями и месторасположением складских помещений.
Надежное хранение документов на складе
Бумажные документы длительного хранения должны храниться в помещениях со стабильным температурным режимом и низкой влажностью. Немаловажным является отсутствие грызунов и наличие защиты от доступа посторонних лиц. В условиях офиса создать подобные условия весьма сложно и затратно. При аренде индивидуального бокса все эти аспекты перекладываются на плечи арендодателя, а все риски и ответственность сторон прописываются в договоре.
Индивидуальные боксы находятся под круглосуточной охраной с современными системами видеонаблюдения. Доступ к арендуемой ячейке имеет только ее арендатор. Вход на территорию склада осуществляется по пропуску, что исключает проникновение третьих лиц. Каждый бокс имеет надежную металлическую дверь, а для хранения документов можно дополнительно арендовать специальные стеллажи.
Обычно на территории склада высота потолка превышает 2 метра, поэтому документы можно легко разместить сразу в несколько ярусов, сэкономив значительную часть пространства. При этом стоимость аренды все равно остается меньше, в сравнении с арендной платой в офисных зданиях.
Как подготовить документы к хранению
Подобрав наиболее оптимальную компанию, предлагающую услуги временного хранения, можно приступать к подготовке документации к передаче в архив. Все процедуры можно разделить на несколько этапов:
- систематизация и отбор документов на хранение;
- описание документации и дел;
- упаковка документов в специальные коробки и проставление штрих-кодов;
- опечатывание и отправка в архив.
Самый сложный и затратный этап – это систематизация. Он предполагает упорядочивание папок с отчетами и другой документации в порядке, который будет наиболее удобен для последующего доступа. Обычно документы складываются по разновидностям, либо хронологии. Также систематизация может быть упрошенной и комплексной.
Упрошенная предполагает разделение только по 1 параметру. Это может быть вид, дата или год. На ее организацию требуется минимальное количество времени. Упрощенная систематизация лучше всего подходит для документов, срок действия которых подходит к концу. Текущее хранение документов лучше всего организовать с помощью комплексной систематизацией. Она требует больше времени на подготовку, но гораздо проще в использовании. Документация в такой системе распределяется по годам, а затем уже по разновидностям и типам.
Опись документов, упаковка и пломбирование
Передавать архивные документы без описи не рекомендуется, так как запомнить все документы, которые находятся в коробках попросту невозможно. Также опись позволяет контролировать порядок и сроки хранения документов. Она бывает следующих видов:
- краткая – указываются только названия, написанные на обложке или корешке дела;
- детальная – предполагает укрупненный перечень документов, входящих в состав каждого конкретного дела;
- архивная – предполагает те же пункты, что и детальная, а также номер статьи и срок хранения;
- номер коробки и уникальный номер дела – в ходе маркировки каждой коробке присваивается идентификатор, он же проставляется и в описи, такой подход значительно упрощает поиск нужного документа.
После нанесения маркировок и упаковки документов, коробки необходимо запломбировать, чтобы защититься от несанкционированного доступа. Конечно, все склады индивидуального хранения имеют надежную систему безопасности, однако, опечатывание не будет лишним. К тому же это позволит исключить доступ сторонних лиц во время транспортировки документации.
Самый быстрый и простой способ пломбирования – пластиковые пломбы с уникальными номерами. Номер каждой пломбы заносится в специальный реестр, что исключает ее несанкционированную замену на другую. Некоторые предприниматели используют для опечатывания скотч или бумажные пломбы. Однако такой вариант применим только не к строго конфиденциальной информации.
