В современное законодательной базе строго регламентировано длительное хранение документации. Время хранения документов зависит от типа отчетности. В зависимости от документооборота, для документации может понадобиться несколько стеллажей или даже целая отдельная комната. Многие документы могут больше никогда не понадобиться, но избавиться от них нельзя, к тому же предприниматель или юридическое лицо должны позаботиться о безопасности и целостности.
Самый оптимальный выход – аренда специальных боксов для временного хранения. Подобные услуги предоставляют уже достаточно большое количество компаний. Их предложения могут отличаться уровнем цен, условиями и месторасположением складских помещений.
Надежное хранение документов на складе
Бумажные документы длительного хранения должны храниться в помещениях со стабильным температурным режимом и низкой влажностью. Немаловажным является отсутствие грызунов и наличие защиты от доступа посторонних лиц. В условиях офиса создать подобные условия весьма сложно и затратно. При аренде индивидуального бокса все эти аспекты перекладываются на плечи арендодателя, а все риски и ответственность сторон прописываются в договоре.
Индивидуальные боксы находятся под круглосуточной охраной с современными системами видеонаблюдения. Доступ к арендуемой ячейке имеет только ее арендатор. Вход на территорию склада осуществляется по пропуску, что исключает проникновение третьих лиц. Каждый бокс имеет надежную металлическую дверь.
Обычно на территории склада высота потолка превышает 2 метра, поэтому документы можно легко разместить сразу в несколько ярусов, сэкономив значительную часть пространства. При этом стоимость аренды все равно остается меньше, в сравнении с арендной платой в офисных зданиях.
Как подготовить документы к хранению
Подобрав наиболее оптимальную компанию, предлагающую услуги временного хранения, можно приступать к подготовке документации к передаче в архив. Все процедуры можно разделить на несколько этапов:
- систематизация и отбор документов на хранение;
- описание документации и дел;
- упаковка документов в специальные коробки и проставление штрих-кодов;
- опечатывание и отправка в архив.
Самый сложный и затратный этап – это систематизация. Он предполагает упорядочивание папок с отчетами и другой документации в порядке, который будет наиболее удобен для последующего доступа. Обычно документы складываются по разновидностям, либо хронологии. Также систематизация может быть упрошенной и комплексной.
Упрошенная предполагает разделение только по 1 параметру. Это может быть вид, дата или год. На ее организацию требуется минимальное количество времени. Упрощенная систематизация лучше всего подходит для документов, срок действия которых подходит к концу. Текущее хранение документов лучше всего организовать с помощью комплексной систематизацией. Она требует больше времени на подготовку, но гораздо проще в использовании. Документация в такой системе распределяется по годам, а затем уже по разновидностям и типам.
Опись документов, упаковка и пломбирование
Передавать архивные документы без описи не рекомендуется, так как запомнить все документы, которые находятся в коробках попросту невозможно. Также опись позволяет контролировать порядок и сроки хранения документов. Она бывает следующих видов:
- краткая – указываются только названия, написанные на обложке или корешке дела;
- детальная – предполагает укрупненный перечень документов, входящих в состав каждого конкретного дела;
- архивная – предполагает те же пункты, что и детальная, а также номер статьи и срок хранения;
- номер коробки и уникальный номер дела – в ходе маркировки каждой коробке присваивается идентификатор, он же проставляется и в описи, такой подход значительно упрощает поиск нужного документа.
После нанесения маркировок и упаковки документов, коробки необходимо запломбировать, чтобы защититься от несанкционированного доступа. Конечно, все склады индивидуального хранения имеют надежную систему безопасности, однако, опечатывание не будет лишним. К тому же это позволит исключить доступ сторонних лиц во время транспортировки документации.
Самый быстрый и простой способ пломбирования – пластиковые пломбы с уникальными номерами. Номер каждой пломбы заносится в специальный реестр, что исключает ее несанкционированную замену на другую. Некоторые предприниматели используют для опечатывания скотч или бумажные пломбы. Однако такой вариант применим только не к строго конфиденциальной информации.
