Современное хранение документов бухгалтерского учета должно происходить с соблюдением законодательных актов. Узнать подробнее о правилах архивирования можно прочитав данную статью.
Бумаги для архивации
В Федеральном законе есть полный перечень бумаг, которые можно архивировать на определенный срок. Эти бумаги представлены ниже:
- документ об имеющихся на балансе объектов и подтверждающие права на эти ООО;
- документация хозяйственной деятельности;
- ценные бумаги;
- внутренняя документация организации;
- отчетности и бумаги бухгалтерского учета;
- права на имеющиеся активы;
- другие документы.
Временные рамки архивирования
Чтобы хранение первичных бухгалтерских документов осуществлялось без каких-либо проблем, важно соблюдать временные рамки. В среднем они составляют не менее 5 лет, однако к каждой категории бумаг предъявляются уникальные требования. Они представлены ниже.
- Распоряжения и приказы об основной деятельности организации могут храниться постоянно. Если документы личного состава обладают срок хранения — 75 лет.
- Бумаги, касающиеся хозяйственной деятельности и административной системы, оставляются на 5 лет.
- Штатное расписание и инструкции для должностных лиц оставляются в архиве в постоянном режиме. Бумаги штатно-списочного состава имеют срок хранения в 75 лет.
- Бумаги передачи интеллектуальной собственности обладает постоянным сроком действия.
- Бумаги на получение лицензий хранятся 5 лет, сами лицензии могут оставаться в постоянном режиме.
- Бумаги о проведении постоянной или временной аттестации хранятся постоянно.
- Документы о передачи активов в режим доверительного управления составляет неограниченное количество лет.
- Чеки по работе с ценными бумагами хранятся вечно.
- Акции по хозяйственным делам хранятся 3-5 лет.
- Архивы, связанные с хранением документов, хранятся постоянно.
- Отчеты по статистике и сметы архивируется на постоянное хранение.
- Бумаги о долгом архивировании и инвестициях хранятся постоянно.
- Документы о государственных заказах остаются в архиве на постоянно.
- Сводный отчет, финансовые анализы, налоговая отчетность хранится постоянно.
Чтобы избежать штрафных санкций мы предлагаем хранить документы не менее пяти лет. При этом началом архивирования считается 1 января.
Порядок архивирования бумаг
Бумаги, связанные с бухгалтерским делом, архивируют в соответствии с определенными нормами. Они должны быть прописаны в специальном акте. Следуя этому документу следует архивировать любые категории бумаг. Хранить можно и электронные ценные бумаги, однако при этом все они должны быть заверены цифровой подписью. В редких случаях может потребоваться распечатка документа и ее заверение. Временные рамки хранения электронных бумаг такая же, как и у печатных экземпляров.
Законный архив хранение бухгалтерских документов предоставляет следующее расположение бумаг:
- документы хозяйственной деятельности ООО хранятся по тому адресу, где имеется исполнительный орган.
- все бухгалтерские бумаги располагаются в месте распоряжения исполнительной части.
Подготовка документации к сдаче в архив
Безопасное хранение бухгалтерских и налоговых документов осуществляется в специальных компаниях и на складских помещениях. Архивировать можно любые бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные бумаги хранятся в самом предприятии и далее уничтожаются.
Сдача документации осуществляется после совершения следующих действий:
- составить опись;
- нумерация на страницах;
- сшивание дела;
- выбор обложки.
Также перед сдачей в архив документы следуют проверить в фискальных органах и контролирующих системах. Важно документы переименовать в дела и сдать в специальную компанию или склад. После составления описи можно оставлять бумаги.
В случае истечения срока хранения бумаг, их можно уничтожить. Для этого заранее создается необходимая комиссия.
Заключение
Порядок хранения документации фирмы осуществляется в соответствии с нормативными и правовыми актами. В качестве основного из них можно выделить Закон о бухгалтерском учете или же Налоговый кодекс Российской Федерации.
Обязательным условием считается соблюдение сроков хранения бумаг. За уничтожение документов раньше указанного срока начисляются дополнительные налоги и штрафные санкции.
Для заказа архивирования документов обращайтесь в нашу компанию. Предоставим законное хранение бумаг, качественный сервис, помощь при определении сроков и так далее. Принимаем печатные изделия и электронную документацию.
Получить подробную информацию о предоставляемых услугах можно узнать, позвонив на телефон горячей линии. Мы ответим на имеющиеся вопросы и заархивируем ваши документы.
