Современное хранение документов бухгалтерского учета должно происходить с соблюдением законодательных актов. Узнать подробнее о правилах архивирования можно прочитав данную статью. 
 

Бумаги для архивации 

В Федеральном законе есть полный перечень бумаг, которые можно архивировать на определенный срок. Эти бумаги представлены ниже: 
  • документ об имеющихся на балансе объектов и подтверждающие права на эти ООО; 
  • документация хозяйственной деятельности; 
  • ценные бумаги; 
  • внутренняя документация организации; 
  • отчетности и бумаги бухгалтерского учета; 
  • права на имеющиеся активы; 
  • другие документы. 
     

Хранение документов бухгалтерского учета

Временные рамки архивирования 

Чтобы хранение первичных бухгалтерских документов осуществлялось без каких-либо проблем, важно соблюдать временные рамки. В среднем они составляют не менее 5 лет, однако к каждой категории бумаг предъявляются уникальные требования. Они представлены ниже. 
  1. Распоряжения и приказы об основной деятельности организации могут храниться постоянно. Если документы личного состава обладают срок хранения — 75 лет.
  2. Бумаги, касающиеся хозяйственной деятельности и административной системы, оставляются на 5 лет. 
  3. Штатное расписание и инструкции для должностных лиц оставляются в архиве в постоянном режиме. Бумаги штатно-списочного состава имеют срок хранения в 75 лет. 
  4. Бумаги передачи интеллектуальной собственности обладает постоянным сроком действия. 
  5. Бумаги на получение лицензий хранятся 5 лет, сами лицензии могут оставаться в постоянном режиме. 
  6. Бумаги о проведении постоянной или временной аттестации хранятся постоянно. 
  7. Документы о передачи активов в режим доверительного управления составляет неограниченное количество лет. 
  8. Чеки по работе с ценными бумагами хранятся вечно. 
  9. Акции по хозяйственным делам хранятся 3-5 лет. 
  10. Архивы, связанные с хранением документов, хранятся постоянно. 
  11. Отчеты по статистике и сметы архивируется на постоянное хранение. 
  12. Бумаги о долгом архивировании и инвестициях хранятся постоянно. 
  13. Документы о государственных заказах остаются в архиве на постоянно. 
  14. Сводный отчет, финансовые анализы, налоговая отчетность хранится постоянно.
 
Чтобы избежать штрафных санкций мы предлагаем хранить документы не менее пяти лет. При этом началом архивирования считается 1 января.
 

Порядок архивирования бумаг 

Бумаги, связанные с бухгалтерским делом, архивируют в соответствии с определенными нормами. Они должны быть прописаны в специальном акте. Следуя этому документу следует архивировать любые категории бумаг. Хранить можно и электронные ценные бумаги, однако при этом все они должны быть заверены цифровой подписью. В редких случаях может потребоваться распечатка документа и ее заверение. Временные рамки хранения электронных бумаг такая же, как и у печатных экземпляров.
 
Архив хранение бухгалтерских документов
 
Законный архив хранение бухгалтерских документов предоставляет следующее расположение бумаг: 
  • документы хозяйственной деятельности ООО хранятся по тому адресу, где имеется исполнительный орган. 
  • все бухгалтерские бумаги располагаются в месте распоряжения исполнительной части. 
     

Подготовка документации к сдаче в архив 

Безопасное хранение бухгалтерских и налоговых документов осуществляется в специальных компаниях и на складских помещениях. Архивировать можно любые бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные бумаги хранятся в самом предприятии и далее уничтожаются.
 
Сдача документации осуществляется после совершения следующих действий: 
  • составить опись; 
  • нумерация на страницах; 
  • сшивание дела; 
  • выбор обложки.
 
Также перед сдачей в архив документы следуют проверить в фискальных органах и контролирующих системах. Важно документы переименовать в дела и сдать в специальную компанию или склад. После составления описи можно оставлять бумаги. 
В случае истечения срока хранения бумаг, их можно уничтожить. Для этого заранее создается необходимая комиссия.

Услуга хранения документов от Антресоль24

Заключение 

Порядок хранения документации фирмы осуществляется в соответствии с нормативными и правовыми актами. В качестве основного из них можно выделить Закон о бухгалтерском учете или же Налоговый кодекс Российской Федерации.
 
Обязательным условием считается соблюдение сроков хранения бумаг. За уничтожение документов раньше указанного срока начисляются дополнительные налоги и штрафные санкции.
 
Для заказа архивирования документов обращайтесь в нашу компанию. Предоставим законное хранение бумаг, качественный сервис, помощь при определении сроков и так далее. Принимаем печатные изделия и электронную документацию.
 
Получить подробную информацию о предоставляемых услугах можно узнать, позвонив на телефон горячей линии. Мы ответим на имеющиеся вопросы и заархивируем ваши документы. 


Похожие статьи