Большинство компаний – не важно, мелких или крупных – рано или поздно сталкиваются с такой проблемой, как невероятное расширение архива документации, которую необходимо где-то правильно хранить. Важные бумаги не должны ни выцветать, ни портиться. Даже спустя несколько лет договоры с партнерами и подрядчиками должны быть читабельны.
Кроме того, все документы должны быть систематизированы, чтобы секретарь или бухгалтер в любой момент мог оперативно отыскать нужный файл.
Для чего необходимы учет и хранение документов в организации
Правильное делопроизводство касается всех видов деятельности компании: финансов, кадрового обеспечения, хозяйственной деятельности и т.д. Все документы должны иметь номера и реквизиты.
Грамотный учет документации, так же, как и её хранение, позволяет систематизировать архив и безошибочно идентифицировать каждый документ. Чем меньше времени сотрудник затратит на поиск нужной папки с бумагами, тем правильные устроен документооборот в компании. Это особенно важно, когда приходят на проверку госорганы – необходимые документы нужно предоставлять оперативно.
Именно поэтому на рынке появилось такое предложение, как услуги хранения документов в Москве.
Внеофисное хранение архива в Москве
Многие компании, имеющие огромный архивный фонд, прибегают к внеофисному типу хранения документации.
Если вы еще не сталкивались с такой услугой, то наберите в поисковой системе «Хранение архива в Москве» и изучите спектр фирм, предоставляющих специальные помещения под хранение архивов любым компаниям.
Такой способ – это очень удобно и безопасно. Специальные люди отвечают за сохранность и систематизацию бумаг, а ваш офис освобождается от бесчисленного количества шкафов и полок с пыльными папками.
В результате, воспользовавшись услугой внеофисного хранения архива, вы существенно сокращаете расходы своего предприятия, потому что:
- можете использовать освобожденное место под офис или склад, увеличив площадь активной работы сотрудников;
- если бывшее архивное помещение вам не нужно, просто перестаете его арендовать.
Кроме того, ваша компания избавляется от лишних функций:
- учет и хранению документации можно полностью вывести на аутсорсинг;
- сокращается штат ДОУ и лишние траты на его содержание;
- вы всегда точно знаете, во сколько вам обойдется содержание архива.
Хранение документов в сторонней организации – это повышение безопасности и сохранности информации, а также качества получаемой услуги:
- ваши документы хранятся в специально оборудованном для этого помещении;
- сотрудники фирмы отвечают за сохранность любых бумаг – вы всегда уверены в том, что ничего не потеряется;
- исключение несанкционированного доступа к архиву;
- вы в любой момент можете запросить необходимый документ и оперативно его получить как в электронном, так и в бумажном виде.
Хранение бухгалтерских документов – это одна из услуг, которые предоставляет компания «Антресоль24».
Вашим архивом будут заниматься только профессионалы, которые знают все нюансы документооборота и правила регистрации документации.
