Законом №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», принятом первого октября 2004 года, регламентируются особенности хранения важных бумаг в архивах РФ: любая предпринимательская деятельность сопровождается внесением необходимых данных, как в электронной, так и в письменной форме. Как только подходят к концу временные ограничения, документы поддаются систематизации и начинается процесс организации архивного хранения бумаг.
Варианты хранения документов
В «Перечне типовых управленческих документов» четко распределены категории по виду и периоду хранения. Государственные учреждения должны регулярно отправлять дела в архивы спецподразделений. Коммерческие организации могут выбрать один из нескольких вариантов. В отношении структур функционируют нижеперечисленные критерии:
- сроки хранения документов исключительно от политики делопроизводства конкретной компании;
- в отдельном пункте перечня предусмотрены сроки хранения в 1, 2, 5, 10 лет;
- законодательными нормами о делопроизводстве коммерческих структур указывается алгоритм хранения бумаг на постоянной основе;
- документы могут находиться как во внутренней структуре компании, так и в специализированных архивах.
Особенности хранения бумаг
Организация архивного хранения документов сводится к тому, чтобы предотвратить потерю необходимой информации, соблюдая определенные правила. Обустраивают архив в отдельной комнате с минимальным уровнем влажности и хорошей системой отопления. Исключается возможность расположения возле складов, где хранятся продукты питания и химические реагенты.
Основные требования к хранилищу документов
В процессе обустройства архива, необходимо учитывать ряд правил:
- допускается наличие исключительно скрытой электропроводки и герметических розеток;
- нельзя предусматривать неизолированные магистральные трубопроводы;
- комната должна отличаться стойкостью к воспламенению; необходимо предусмотреть эффективную защиту от вероятного затопления;
- нужно предусмотреть запасной выход;
- запрещается хранение каких-либо сторонних вещей, в частности продуктов питания;
- необходимо разместить достаточное количество стационарных или мобильных металлических стеллажей.
Выдвигаются конкретные требования и к стеллажам. Минимальная ширина основного и дополнительных проходов должна составлять 1,2м и 0,75м. соответственно. Нижняя полка располагается на уровне не ниже 12см. от пола. Документы упаковываются в коробках или хранятся в связках. Нельзя располагать бумаги на подоконниках и других сторонних поверхностях. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к источникам питания и окнам. Не разрешается прилегание конструкций к стенам.
Правила хранения документов
Вне зависимости от того, каковым является перечень хранения архивных документов можно предусмотреть как естественный, так и искусственный тип освещения помещения. Не допускается попадание прямых лучей солнца. С такой целью вешаются эффективные жалюзи или шторы. Лампы искусственного освещения всегда нужно приобретать с плафонами.
Надо поддерживать оптимальный температурный режим. Влажность воздуха – около 55-60%. Идеальная температура – 18-20°С. Это для бумаг. В случае, когда информация хранится на пленочных носителях, оптимальными являются показатели: температура – до 15градусов, относительная влажность – около 40-45%. Влажность в пределах 55% и температура воздуха примерно 16-19градусов – отличные условия для хранения данных, содержащихся на магнитных дисках.
