В соответствии с «Основными Правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, к зданиям и помещениям архивов предъявляются следующие правила.
Для размещения архива используются специально устроенные или приспособленные для хранения документов здания или отдельные помещения зданий.
В случае отсутствия специальных помещений для архивного хранения документации организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. После проведения экспертизы устанавливается пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Результаты экспертизы оформляются соответствующим актом.
В каких помещениях не допускается хранить документацию?
Не допускается хранить документацию в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях, занятых предприятиями общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
Какие помещения могут являться помещениями основного назначения архива
- помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
- помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
- рабочие комнаты сотрудников архива.
Требования к помещениям для хранения документации
- Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
- Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час.
- Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными. Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Это особенно важно при размещении хранилищ в помещениях без окон. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
- Отделка помещений хранилищ должна быть выполнена с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
- В хранилищах не допускается применение открытого огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
В компании «Антресоль24» полностью соблюдаются все вышеперечисленные требования. Наши специалисты готовы обеспечить сохранность Вашей документации и создать оптимальные условия для ее хранения.
