В ходе деятельности любого юридического лица или предпринимателя накапливается большое количество правоустанавливающих, кадровых и бухгалтерских документов. Согласно нормативно-правовым актам, хранение документов в архиве осуществляется сроком от 1 года до 10 лет и более, в зависимости от типа. Перед любым предприятием стоит задача обеспечить сохранность бумажной документации от негативного влияния окружающей среды и доступа со стороны третьих лиц.

Организация архивного хранения

Архивное хранение документации можно осуществлять двумя способами: на базе офиса или воспользоваться услугами специализированных компаний. Если был выбран первый вариант, то руководитель предприятия должен выделить для этих нужд специальное помещение, обеспечив должные условия для сохранности бумажных носителей. Речь идет о соблюдении влажного и температурного режима, отсутствии яркого солнечного света, а также наличии специальных полок и стеллажей.

Согласно правилам, рекомендуемая температура для архива должна варьироваться в пределах от 17 до 19 градусов по Цельсию при относительной влажности 55 процентов. Если нет возможности естественным образом регулировать эти показатели, то требуется применение механических средств.

Также не стоит забывать об охране документов. Во-первых, для этого требуется завести журнал, где будет производиться фиксация того, кто взял документ, когда, на какой срок, информация о возврате. Немаловажным является наличие сигнализации и организация пожаробезопасности. Стены в хранилище должны быть максимально устойчивыми к возгоранию.

Хранение архивных документов возможно и в обычных помещениях, но только на срок до 6 месяцев. Среди других требований к архиву – отсутствие плесени, пыли и грызунов.

Архивное хранение в Антресоль24

Далеко не каждый владелец бизнеса может выделить под документы отдельную комнату и создать все вышеописанные условия. Целесообразнее доверить услуги хранения специализированной компании, либо организовать архив на базе склада временного хранения Антресоль24. Преимущество последнего варианта – круглосуточный доступ арендатора и более лояльные цены.

Антресоль24 имеет все необходимое, чтобы документы были под надежной защитой:

  • Все боксы находятся под круглосуточной защитой, а доступ к ним имеют только арендаторы и доверенные им лица.
  • На территории склада создан оптимальный микроклимат, способствующий длительному хранению бумажных носителей.
  • Помимо документов в арендуемом боксе можно хранить и другие офисные принадлежности.

Основные причины, почему хранение архива в Антресоль24 выгодно

Во-первых, такое архивное хранение документов обойдется дешевле, если сравнивать с обращением в профильную компанию, либо организацией хранения на базе предприятия. У нас предусмотрены одинаковые тарифы для всех категорий разрешенных к хранению предметов и товаров, наценка за документы отсутствует.

Во-вторых, наш склад работает круглосуточно, если арендатору необходимы документы в 12 часов ночи, он легко сможет приехать к нам и забрать, то что ему нужно. Также имеется возможность выпуска пропуска для других сотрудников компании.

В-третьих, Антресоль24 гарантирует сохранность. Мы, являясь юридическим лицом, знаем, какую важность несут документы для предприятия, поэтому создали условия, нивелирующие какую-либо порчу бумажных и других носителей.

Остались вопросы, хотите получить консультацию или оформить заявку на аренду – оставьте свой контактный номер телефона в специальной форме и мы свяжемся с вами в ближайшее время.



Похожие статьи