Бухгалтерская и учетная документация подлежит обязательному хранению субъектом экономической деятельности в соответствии с требованиями действующего законодательства. При этому предприятие должно обеспечить максимально безопасное хранение бух документов и защитить их от влияния со стороны третьих лиц.
Хранение документов делиться на два типа:
- временное или текущее – документы являются исполненными, но при возникновении некоторых обязательств они могут затребоваться снова для дополнительного изучения или уточнения;
- архивные – документация, которая была снята с текущего учета.
Особенности хранения документации
Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности предполагает создание оптимальных условий, обеспечивающих максимальную защиту от негативного влияния окружающей среды. Под этим имеется ввиду поддержание должного уровня температуры и влажности, а также защита от грызунов и других вредителей. Это касается, как бумажной документации, так и на электронных носителях. Создание подобных условий на базе офиса могут себе позволить далеко не все предприятия, так как необходимо выделить отдельное помещение и установить все необходимые системы защиты и контроля. Чем больше компании и чем дольше она работает на рынке, тем большее количество документов у нее накапливается. Соответственно, растет потребности в увеличении площади под архивное хранение.
Наличие данной проблемы способствовало появлению на рынке специализированных архивных компаний. Предлагают подобные услуги и склады временного хранения, где можно снять бокс со стеллажами под документы. По сути, они ничем не отличаются от обычных архивов, но обходятся гораздо дешевле при аналогичном уровне комфорта и удобства. Некоторые архивные компании организовывают хранение бухгалтерских документов ООО на таких складах, но выступая в качестве посредников, берут свой процент. Есть ли смысл переплачивать – каждый решает для себя сам.
Каким требованиям должно соответствовать хранилище для документов
Основные минимальные требования к архивным помещениям:
- полная пожарная безопасность;
- удобство эвакуации документации в случае возникновения непредвиденных обстоятельств;
- изолированность;
- соблюдение светового и температурно-влажностного режимов.
Недопустимо расположение архивохранилище в сыром и неотапливаемом помещении, в особенности в подвале. Также запрещено располагать документы рядом с канализацией и магистральными трубопроводами. В случае протечки спасти документацию будет весьма сложно. Согласно требованиям пожаробезопасности, место хранение документов и регистров бухгалтерского учета должно находится максимум на втором этаже, но желательно все же на первом.
Эти и другие правила были учтены специалистами компании «Антресоль24», предоставляющей в аренду боксы временного хранения. Они разработаны таким образом, чтобы подходили под размещение любых предметов и товаров, в том числе и документации. Каждый бокс имеет индивидуальный замок, а вход на территорию склада осуществляется только по пропускам. Можно не переживать о сохранности документов, так как доступ к ним будет иметь только строго ограниченный самим арендатором круг лиц.
Компания «Антерсоль24» всегда идет на встречу своим клиентам, поэтому предлагает боксы и ячейки площадью от 1 квадратного метра. При необходимости можно дополнительно установить стеллажи и использовать свободное пространство по полной. Все склады компании работают круглосуточно, даже в праздничные дни. Сделано это, чтобы ни в чем не ограничивать клиентов.
