Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 начнет действовать с 18 февраля 2020 года. Прежний документ, устанавливающий такие сроки, был утвержден Министерством культуры. Этот приказ отменен, поскольку функции утверждения подобного перечня перешли к Росархиву.
Какие сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года
Росархив изменил сроки хранения документов в 2020 году (приказ от 20.12.2019 №236). Изменения начнут действовать с 18 февраля 2020 года.
Некоторые документы нужно будет хранить дольше, чем сейчас. Другие, наоборот, меньше. Например, график отпусков потребуется хранить в организации три года вместо одного, а документы о дисциплинарных взысканиях – три года вместо пяти.
Первичные документы и отчетность хранят в течение сроков, которые указаны в правилах архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Учетную политику следует хранить в течение пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Где, как хранить документы
Хранить бухгалтерские, налоговые, кадровые и прочие документы обязана каждая организация и предприниматель. Варианты:
- в собственном оборудованном архиве;
- передать на аутсорсинг в архивную компанию;
- после Ликвидации предприятия, часть особо ценные документы (документы по личному составу, передаются в Госархив.
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Перечень требования к устройству таких хранилищ приведены в «Правилах», утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив. В зависимости от объема документов архивом может быть, как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).